Rapoarte de vânzări care durau o zi întreagă

Problema

Conducerea voia să știe, în fiecare săptămână, cum merg vânzările pe produse și pe agenți. Rapoartele se făceau manual: cineva aduna date din facturare, din stocuri și din fișiere trimise de agenți, apoi le lipea într-un tabel. Dura o zi întreagă, avea erori, iar când ajungea la conducere cifrele erau deja vechi.

Soluția propusă

Nu am propus un alt tabel mai complicat, ci eliminarea muncii manuale. Datele existau deja în sistemele firmei, deci trebuiau doar aduse într-un singur loc și arătate clar. Am propus un panou web simplu, cu cifrele la zi, pe care conducerea îl deschide când are nevoie.

Ce am livrat

• Un panou web cu vânzările pe produs, client și agent, actualizat automat din sistemele existente.
• Filtre simple, pe perioadă, zonă și categorie, ca fiecare să vadă ce îl interesează fără să ceară un raport nou.
• Acces pe roluri: conducerea vede tot, iar fiecare agent doar cifrele lui.
• Export în Excel, pentru cine vrea să mai prelucreze datele, și un rezumat trimis automat pe email, luni dimineața.
• Pus în funcțiune în paralel cu rapoartele vechi, câteva săptămâni, ca echipa să verifice că cifrele coincid.

Beneficiul de după

Rapoartele nu mai cer o zi de muncă, iar cifrele sunt la zi și fără erori de copiere. Conducerea ia decizii pe date proaspete, de exemplu ce produse să comande mai mult sau ce zone au nevoie de atenție, iar omul care făcea rapoartele se ocupă acum de analiză, nu de copiat tabele.